Mulai dari paket Standar (level 3)

E-Office & Arsip Surat

Cara mencatat surat masuk dan surat keluar, mendisposisikan surat, serta mencari dan mencetak arsip surat.

Untuk: Sekretaris, bagian Tata Usaha (TU), dan pengurus pondok yang mengurus surat-menyurat.

Buka menu Surat Masuk dan catat setiap surat yang datang sebagai agenda, lengkap dengan nomor, tanggal, dan asal surat.
Untuk membuat surat, buka menu Surat Keluar. Nomor surat akan terisi otomatis. Pilih contoh surat yang sudah ada agar format tidak berubah-ubah.
Jika surat perlu ditindaklanjuti, buat Disposisi dan tujukan ke bagian yang dituju.
Setelah surat selesai, cetak melalui menu Cetak Surat atau simpan sebagai arsip.
Surat lama bisa dicari lewat menu Cari Surat dengan kata kunci nomor, nama, atau tanggal.
Semua surat yang sudah selesai disimpan di menu Arsip Surat, supaya mudah dibuka kembali.
Untuk ringkasan bulanan, periksa menu Sekretariat & Surat (TU) agar tidak ada surat yang terlewat.

Catat surat masuk pada hari yang sama. Surat yang ditunda biasanya hilang atau terlambat dibalas.
Gunakan contoh surat yang sudah ada untuk surat yang berulang, seperti surat izin atau surat keterangan. Ini menghemat waktu dan menjaga format.
Cari surat dengan nomor, bukan nama pengirim. Nomor lebih cepat dan tidak ambigu ketika nama yang sama muncul lebih dari sekali.

Jangan menghapus atau mengubah surat yang sudah dicetak dan ditandatangani. Buat surat baru jika ada perubahan.

← Panduan sebelumnya

Panduan berikutnya →

Masih ada yang belum jelas, atau butuh modul lain dijelaskan lebih dulu?